Ajoneuvo- ja matkapuhelinrekisterit
Viimeisin päivitys: 29. marraskuuta 2024
Controller
Oy Hangö-Hanko Logistics Ab (Y-tunnus: 1849046-6)
Hemming Elfvingintie 5, 10960 Hangö, Suomi.
Yhteyshenkilö
Bo Isaksson
bo.isaksson@hankologistics.fi
+358 (0)40 0896073
Käsittelyn oikeusperusta
Sopimus
Käsittelyn tarkoitus
Oikeusperusta on tietoihin perustuva, ja se voi olla rekisterinpitäjän oikeutettu etu tai sopimus. Tarkoituksena on valvoa järjestelmään rekisteröityjä ajoneuvoja ja mobiililaitteita. Seurannan avulla reittisuunnittelijat ja terminaalin työntekijät saavat käsityksen ajoneuvojen senhetkisestä tilasta ja sijainnista.
Reittisuunnittelijat voivat ennakoida ajoneuvojen aikatauluja ja reagoida niihin, seurata myöhästymisiä, ajoneuvojen vikoja tai muita poikkeamia ja optimoida kaluston käyttöä, vähentää tyhjänä ajamista ja ympäristövaikutuksia.
Jos terminaaleissa on liikennettä, terminaalin työntekijät näkevät saapuvat ajoneuvot, niiden aikataulut ja purettavien tai lastattavien tavaroiden määrän.
Käyttäjät voivat tarkastella yksityiskohtaisia tietoja ajoneuvokannasta ja terminaaleista palvelun kautta. Ainoastaan työtehtävään tai asemaan perustuvilla nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä mobiiliseurannan kautta saatuja henkilötietoja.
Oikeutettu etu
Rekisterinpitäjän on käsiteltävä henkilötietoja suorittaakseen liiketoimintaansa liittyviä tehtäviä. Käsittely ei aina voi perustua oikeudellisiin velvoitteisiin tai sopimuksiin henkilön kanssa.
Etujen tasapainottaminen on osoittanut, että oikeutettu etu on asianmukainen oikeusperusta, kun otetaan huomioon käsittelyn luonne ja laajuus sekä rekisteröityjen oikeudet ja vapaudet. On arvioitu, että käsittely ei aiheuta vakavaa haittaa rekisteröityjen oikeuksille.
Henkilötietoryhmät
Henkilöt, jotka käyttävät rekisterinpitäjälle kuuluvia mobiililaitteita tai ajoneuvoja. Tiedot: matkapuhelinnumero, rekisterinumero, nimi, työnantaja.
Vastaanottaja
Rekisterinpitäjän oma henkilöstö ja tarvittaessa palveluntarjoajat. Tietoja käsitellään seuranta- ja kartoitusohjelmistojen avulla. Tietoja ei luovuteta ilman laillista perustetta (laki yksityisyyden suojasta työelämässä 759/2004). Tietoja voidaan luovuttaa poliisille vain erityistapauksissa rikosilmoituksen yhteydessä.
Suostumus
Käsittely perustuu oikeutettuun etuun, eikä suostumusta tarvita. Alihankintatyöntekijöiden osalta suostumus annetaan sopimuksen perusteella.
Rekisterin sisältö
Rekisteri sisältää seuraavat tiedot:
- Etu- ja sukunimi
- Työnantajat / kuljetusyritykset
- Henkilökohtainen matkapuhelinnumero
- Ajoneuvon rekisterinumero
- Kuljetusyhtiön numero, jos sellainen on
- GPS-paikannustiedot
Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan henkilöltä itseltään tai työnantajalta sekä seurantapalvelun tai mobiililaitteen kautta.
Säilytysaika
Tietoja säilytetään 10 + 1 vuotta työsuhteen päättymisestä.
Tietojen luovuttaminen
Tietoja ei säännöllisesti luovuteta kolmansille osapuolille. Seuranta tapahtuu erillisen seurantaohjelman avulla.
Siirto EU:n/ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä säännöllisesti EU:n/ETA:n ulkopuolelle. Tällaisissa tapauksissa käytetään vakiosopimuslausekkeita (SCC) ja suojatoimia, kuten pseudonymisointia ja tarvittaessa siirtovaikutusten arviointia (TIA). Jos palveluntarjoaja on liittynyt EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojapuitteeseen, sitä käytetään oikeusperustana sen voimassaoloaikana.
Suojaperiaatteet A: Manuaalinen aineisto
Rekisteri on olemassa vain sähköisessä muodossa.
Turvallisuuspolitiikka B: Sähköinen aineisto
Ainoastaan valtuutetuilla henkilöillä, joilla on tarve työnhallintaan, valvontaan, palkanlaskentaan tai muuhun työhön liittyvään käsittelyyn, on pääsy. Rekisteriä säilytetään suojatulla palvelimella Suomessa. Sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä noudatetaan.
Automaattinen käsittely ja profilointi
Automaattista päätöksentekoa tai profilointia ei tehdä. Seuranta ei aiheuta rekisteröidylle kielteisiä seurauksia.
Oikeus tutustua tietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on tallennettu. Pyynnöt tulee tehdä kirjallisesti asiakaspalvelu- tai yhteyshenkilölle ruotsiksi tai englanniksi. Pyyntö on allekirjoitettava tai lähetettävä tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta.
Vastustamisoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa markkinointitarkoituksiin tapahtuvaa käsittelyä ottamalla yhteyttä asiakaspalveluun.
Oikeus tietojen siirrettävyyteen
Rekisteröidyllä on oikeus saada tietonsa siirrettyä toiseen palveluun pyytämällä sitä yhteyshenkilöltä.
Oikaisuoikeus
Epätarkat, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot on oikaistava. Pyynnöt on tehtävä kirjallisesti allekirjoituksella varustettuna tai varmennetusta sähköpostiosoitteesta.
Pyynnössä on täsmennettävä, mitä tietoja on korjattava ja miksi. Korjaukset tehdään viipymättä. Virheelliset tiedot antaneelle tai vastaanottaneelle henkilölle ilmoitetaan asiasta. Jos tieto evätään, asiasta annetaan kirjallinen päätös perusteluineen. Asia voidaan saattaa tietosuojaviranomaisen käsiteltäväksi.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista, esimerkiksi jos tiedot ovat epätarkkoja. Ota yhteyttä vastuuhenkilöön.
Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröity voi pyytää tietojensa tarkastamista, oikaisemista tai poistamista. Jos henkilö on yrityksen yhteyshenkilö, tietoja ei voida poistaa kyseisenä aikana.
Oikeus tehdä valitus
Jos uskot, että tietojasi on käsitelty lainvastaisesti, voit tehdä valituksen maasi valvontaviranomaiselle.
Tietosuojavastaavan yhteystiedot Suomessa:
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: +358 29 566 6700
Kirjaamo: +358 29 566 6768
tietosuoja@om.fi
www.tietosuoja.fi
Muut oikeudet
Sinulla on oikeus kieltää tietojesi käyttö suoramarkkinointitarkoituksiin, pyytää anonymisointia tai täydellistä poistamista työsuhteen päättymisen jälkeen.