Avtalsregister

Senast uppdaterad: 29.11.2024

Personuppgiftsansvarig
Oy Hangö-Hanko Logistics Ab (FO-nummer: 1849046-6) Hemming Elfvingintie 5 10960 Hangö, Finland

Kontaktperson
Bo Isaksson
bo.isaksson@hankologistics.fi
+358 (0)40 0896073

Rättslig grund för behandling
Befogat intresse

Syfte med behandling av personuppgifter
Syftet med registret är att hantera, underhålla, arkivera och behandla avtal med kunder och andra intressenter samt att upprätthålla kundrelationer.

Uppgifterna kan användas för att utveckla den personuppgiftsansvariges verksamhet, för statistiska ändamål och för att tillhandahålla mer personligt och riktat innehåll. Personuppgifter behandlas inom ramen för gällande dataskyddslagstiftning.

Uppgifter i registret kan användas internt, till exempel för riktad reklam, utan att lämnas ut till externa parter. Organisationen kan använda samarbetspartners för att upprätthålla kund- och servicereleationer, vilket kan kräva att vissa registeruppgifter överförs till partnerns servrar av tekniska skäl.

Uppgifterna behandlas enbart via tekniska gränssnitt för att upprätthålla kundrelationer.

Grund för berättigat intresse
Den personuppgiftsansvarige måste behandla personuppgifter för att kunna utföra affärsrelaterade uppgifter. Behandlingen kan inte alltid motiveras med lagstadgade skyldigheter eller avtal med individen.

En intresseavvägning har visat att det berättigade intresset är en lämplig grund med hänsyn till behandlingens art och omfattning samt de registrerades rättigheter och friheter.

Det har bedömts att behandlingen enligt det berättigade intresset inte orsakar någon allvarlig skada på de registrerades rättigheter eller friheter.

Personuppgiftskategorier
Namn, representerad organisation, kontaktuppgifter samt avtalade frågor.
Mottagare och mottagarkategorier
Organisationens personal samt externa samarbetspartners i tillämpliga fall (ekonomi, IT, inkasso osv.).

Registerinnehåll
Avtalsregistret innehåller följande uppgifter:

- För- och efternamn

- Representerad organisation

- FO-nummer

- E-postadress

- Postadress

- Telefonnummer

- Beställda tjänster

- Andra affärsrelaterade överenskommelser

Regelbundna informationskällor
Telefon och andra elektroniska kommunikationsmedel.

Uppgifter kan också erhållas från underleverantörer som är involverade i att tillhandahålla eller använda tjänsten.

Ytterligare uppgifter kan erhållas från partners webbplatser, informationssystem eller andra digitala källor som användaren loggar in på via elektronisk inbjudan (länk), cookies eller användarkoder.

Registret används endast av den personuppgiftsansvarige, förutom när en extern tjänsteleverantör används för mervärdestjänster eller kreditbedömning.

Uppgifter lämnas inte ut till externa parter eller samarbetspartners, utom i ärenden som rör kreditansökan, inkasso, fakturering eller om det krävs enligt lag. Personuppgifter raderas på begäran, såvida inte lagstiftning, utestående fakturor eller inkassoprocesser hindrar detta.

Lagringstid
Uppgifter lagras i 10 år efter att avtalet har upphört.

Regelbundna utlämnanden
Registret används endast av den personuppgiftsansvarige, förutom när externa tjänsteleverantörer används för mervärdestjänster eller kreditbeslut.

Uppgifter lämnas inte ut till externa parter utom vid kreditansökan, inkasso, fakturering eller där lag kräver det. Personuppgifter raderas på begäran såvida det inte finns juridiska hinder.

Överföring utanför EU/EES
Uppgifter överförs inte regelbundet utanför EU/EES. Det är dock möjligt att tjänsteleverantörer utanför EU/EES används eller att deras molntjänster är placerade där. I sådana fall används standardavtalsklausuler (SCC) samt ytterligare skyddsåtgärder som interna riktlinjer (t.ex. pseudonymisering) och vid behov överföringsbedömningar (TIA).

Om tjänsteleverantören omfattas av EU-US Data Privacy Framework (DPF), används denna som överföringsgrund under giltighetsperioden.

Skyddsprinciper A: Manuella uppgifter
Kontaktuppgifter och annan information som samlas in manuellt lagras efter första behandling i låsta och brandsäkra utrymmen. Endast särskilt utsedda anställda med sekretessavtal har rätt att hantera manuellt lagrade data.

Skyddsprinciper B: Elektroniska uppgifter
Endast utsedda anställda i organisationen och dess tjänsteleverantörer har rätt att använda och underhålla avtalsregistret. Varje användare har en personlig inloggning och har undertecknat ett sekretessavtal.

Systemet är skyddat av brandvägg för att blockera obehörig extern åtkomst.

All databehandling följer gällande dataskyddslag, myndighetsföreskrifter och god databehandlingspraxis.

Cookies
Vi använder cookies på vår webbplats. En cookie är en liten textfil som skickas till och lagras på användarens enhet. Cookies skadar inte användarens dator eller filer. Syftet med cookies är att förbättra och anpassa användarupplevelsen samt analysera och förbättra webbplatsens funktionalitet och innehåll.

Information från cookies kan även användas för att rikta kommunikation och marknadsföring samt optimera marknadsföringsinsatser. Besökaren kan inte identifieras enbart via cookies. Däremot kan information från cookies kopplas till andra uppgifter som användaren lämnat, t.ex. vid formulärifyllning.

Cookies samlar in:

- IP-adress

- Tidpunkt för besöket

- Visade sidor och visningstid

- Webbläsare

Dina rättigheter
Du kan när som helst ändra dina cookie-inställningar via cookie-bannern. Vissa webbläsare tillåter även att cookies stängs av eller raderas.

Blockering av cookies kan påverka webbplatsens funktion.

Rätt till tillgång
Du har rätt att kontrollera vilka uppgifter som finns om dig. Begäran ska ske skriftligen eller från verifierbar e-postadress.

Rätt att invända
Du har rätt att motsätta dig behandling för direktmarknadsföring, distansförsäljning eller opinionsundersökningar genom att kontakta kundtjänst.

Rätt till dataportabilitet
Du har rätt att överföra dina uppgifter till ett annat system genom att kontakta registeransvarig.

Rätt till rättelse
Felaktiga, onödiga, ofullständiga eller föråldrade uppgifter ska korrigeras, raderas eller kompletteras. Begäran ska göras skriftligen med underskrift eller från verifierad e-postadress.

Begäran ska specificera vilka uppgifter som ska rättas och varför. Rättelser görs utan dröjsmål. Den som tillhandahållit eller tagit emot felaktiga uppgifter informeras. Vid avslag ges skriftlig motivering. Ärendet kan hänskjutas till Dataskyddsombudet.

Rätt till begränsning
Du kan begära begränsning av behandlingen, t.ex. om uppgifterna är felaktiga. Kontakta ansvarig person.

Rätt till radering
Du har rätt att begära tillgång, rättelse eller radering av dina uppgifter. Om du fungerar som kontaktperson för en organisation kan uppgifterna inte raderas under denna tid.

Rätt att lämna in klagomål

Om du anser att dina uppgifter har behandlats i strid med lagen kan du lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten. Du kan också göra det i det land där du bor eller arbetar.

Kontaktuppgifter till Dataskyddsombudet i Finland:

Besöksadress: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsingfors

Postadress: PB 800, 00531 Helsingfors

Telefonväxel: +358 29 566 6700

Registratur: +358 29 566 6768

E-post: tietosuoja@om.fi

www.tietosuoja.fi

Övriga rättigheter
Du har rätt att förbjuda att dina uppgifter används för direktmarknadsföring, begära anonymisering i tillämpliga fall samt bli helt bortglömd efter att avtalet har upphört.