Laskutusrekisteri
Viimeksi päivitetty: 17.12.2024
Controller
Oy Hangö-Hanko Logistics Ab (Y-tunnus: 1849046-6) Hemming Elfvingintie 5, 10960 Hangö, Suomi.
Yhteyshenkilö
Bo Isaksson
bo.isaksson@hankologistics.fi
+358 (0)40 0896073
Käsittelyn oikeusperusta
Sopimus
Käsittelyn tarkoitus
Laskurekisterin tarkoituksena on mahdollistaa laskujen toimittaminen asiakkaille. Tietoja voidaan käyttää myös rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittämiseen. Asiakkailla on oikeus kieltää tietojensa julkaiseminen ilmoittamalla siitä asiakaspalveluun sähköpostitse tai ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään. Käsittelyn oikeusperusteena on sopimussuhde.
Henkilötietoryhmät
Yritysasiakkaiden edustajia koskevat tiedot.
Vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät
Organisaation henkilöstö ja tarvittaessa ulkoiset yhteistyökumppanit (taloushallinto, perintä).
Rekisterin sisältö
Laskurekisteri sisältää seuraavat tiedot:
- Etu- ja sukunimi
- Edustettu organisaatio (B2B)
- Sähköpostiosoite
- Puhelinnumero
- Hinta- ja maksutiedot
Säännölliset tietolähteet
Tiedot saadaan asiakasrekisteröinneistä ja viesteistä asiakassuhteen aikana. Nimi- ja yhteystietoja voidaan päivittää myös viranomaisten tai kaupallisten päivityspalvelujen kautta. Tietoja voidaan saada myös palvelun käyttöön tai tuottamiseen liittyviltä alihankkijoilta.
Laskurekisteriä käyttää ainoastaan rekisterinpitäjä, paitsi silloin, kun lisäarvopalveluihin, laskutukseen tai luoton arviointiin käytetään ulkopuolista palveluntarjoajaa.
Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille tai yhteistyökumppaneille lukuun ottamatta luottohakemuksia, perintää tai laskutusta varten tai jos laki sitä vaatii. Henkilötiedot poistetaan pyynnöstä, ellei laki, maksamattomat laskut tai perintätoimenpiteet sitä estä.
Säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään 10 vuotta asiakassuhteen päättymisen jälkeen.
Säännöllinen tietojen luovuttaminen
Tietoja ei luovuteta säännöllisesti organisaation ulkopuolelle, paitsi silloin, kun käytetään ulkopuolista palveluntarjoajaa lisäarvopalveluihin tai luottopäätöksiin. Tiedot poistetaan pyynnöstä, ellei laki tai maksamatta olevat vaateet estä sitä.
Siirto EU:n/ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä säännöllisesti EU:n/ETA:n ulkopuolelle. On kuitenkin mahdollista, että palveluntarjoajat tai niiden pilvipalvelut sijaitsevat EU:n/ETA:n ulkopuolella. Tällaisissa tapauksissa käytetään vakiosopimuslausekkeita (SCC) ja muita suojatoimia, kuten sisäisiä ohjeita (esim. pseudonymisointi) ja tarvittaessa siirtovaikutusten arviointia (TIA).
Jos tietoja siirretään Yhdysvaltoihin, vastaanottajan on allekirjoitettava EU:n ja Yhdysvaltojen välinen tietosuojasopimus, jota käytetään oikeusperustana.
Manuaalisten tietojen suojaaminen
Yhteystiedot ja muut asiakaskontaktien aikana kerättyjä asiakastietoja sisältävät manuaaliset asiakirjat säilytetään ensimmäisen käsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa tiloissa. Vain nimetyt työntekijät, jotka ovat allekirjoittaneet salassapitosopimuksen, saavat käsitellä näitä tietoja.
Sähköisten tietojen suojaaminen
Ainoastaan organisaation tai sen alihankkijoiden valtuutetuilla työntekijöillä on pääsy laskurekisteriin. Jokaisella käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana sekä allekirjoitettu salassapitosopimus. Järjestelmä on suojattu palomuurilla, joka estää luvattomat ulkoiset yhteydet. Käsittelyssä noudatetaan tietosuojalainsäädäntöä, viranomaismääräyksiä ja hyviä käytäntöjä.
Evästeet
Käytämme verkkosivustollamme evästeitä. Eväste on pieni tekstitiedosto, joka lähetetään käyttäjän laitteeseen ja tallennetaan sinne. Evästeet eivät vahingoita käyttäjää tai laitetta. Evästeiden tarkoituksena on parantaa ja mukauttaa käyttäjäkokemusta sekä analysoida ja parantaa verkkosivuston toimintoja ja sisältöä.
Evästeistä saatuja tietoja voidaan käyttää myös kohdennettuun viestintään ja markkinointiin sekä markkinoinnin optimointiin. Kävijää ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla, mutta tiedot voidaan yhdistää muihin tietoihin, kuten lomakevastauksiin.
Evästeitä kerätään:
- Vierailijan IP-osoite
- Käynnin päivämäärä
- Käydyt sivut ja käytetty aika
- Verkkoselaimet
Oikeutesi
Voit estää evästeet milloin tahansa evästebannerin tai selaimen asetusten avulla. Evästeiden estäminen voi vaikuttaa verkkosivuston toimintaan.
Oikeus tutustua tietoihin
Sinulla on oikeus pyytää, mitä tietoja sinusta on tallennettu. Pyynnöt tehdään kirjallisesti tai todennettavissa olevasta sähköpostiosoitteesta.
Vastustamisoikeus
Sinulla on oikeus vastustaa tietojesi käyttöä suoramarkkinointiin tai kyselyihin ottamalla yhteyttä asiakaspalveluun.
Oikeus oikaisuun
Voit pyytää epätarkkojen, tarpeettomien, puutteellisten tai vanhentuneiden tietojen oikaisemista, poistamista tai täydentämistä.
Pyyntö on allekirjoitettava ja toimitettava kirjallisesti tai lähetettävä todennettavasta sähköpostiosoitteesta. Ilmoita, mitä tietoja halutaan korjata ja miksi.
Korjaus tehdään viipymättä. Asianomaisille osapuolille ilmoitetaan asiasta. Kieltäytyminen perustellaan kirjallisesti, ja asia voidaan saattaa tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.
Oikeus tietojen käsittelyn rajoittamiseen
Voit pyytää käsittelyn rajoittamista esimerkiksi silloin, kun tiedot ovat virheellisiä. Ota yhteyttä rekisterinpitäjään.
Oikeus tietojen poistamiseen
Sinulla on oikeus pyytää pääsy tietoihin, niiden oikaisemista tai poistamista. Jos olet yrityksen yhteyshenkilö, tietojasi ei voida poistaa tänä aikana.
Oikeus tehdä valitus
Jos uskot, että tietojasi on käsitelty lain vastaisesti, voit tehdä valituksen asuin- tai työskentelymaasi valvontaviranomaiselle.
Tietosuojavastaavan yhteystiedot:
Tietosuojavastaavan toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki.
Postiosoite: PB 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: +358 29 566 6700.
Kirjaamo: +358 29 566 6768
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
www.tietosuoja.fi
Muut oikeudet
Sinulla on oikeus kieltää tietojesi käyttö ja käsittely suoramarkkinointitarkoituksiin, pyytää tarvittaessa anonymisointia ja oikeus tulla kokonaan unohdetuksi.