Sopimusrekisteri
Viimeisin päivitys: 29. marraskuuta 2024
Controller
Oy Hangö-Hanko Logistics Ab (Y-tunnus: 1849046-6) Hemming Elfvingintie 5 10960 Hangö, Finland
Yhteyshenkilö
Bo Isaksson
bo.isaksson@hankologistics.fi
+358 (0)40 0896073
Käsittelyn oikeusperusta
Oikeutettu etu
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterin tarkoituksena on hallinnoida, ylläpitää, arkistoida ja käsitellä asiakkaiden ja muiden sidosryhmien kanssa tehtyjä sopimuksia sekä ylläpitää asiakassuhteita.
Tietoja voidaan käyttää rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittämiseen, tilastollisiin tarkoituksiin ja henkilökohtaisemman ja kohdennetumman sisällön tarjoamiseen. Henkilötietoja käsitellään sovellettavan tietosuojalainsäädännön puitteissa.
Rekisterin tietoja voidaan käyttää sisäisesti esimerkiksi kohdennettuun mainontaan, eikä niitä saa luovuttaa ulkopuolisille osapuolille. Organisaatio voi käyttää yhteistyökumppaneita asiakas- ja palvelusuhteiden ylläpitämiseen, mikä saattaa edellyttää joidenkin rekisteritietojen siirtämistä yhteistyökumppanin palvelimille teknisistä syistä.
Tietoja käsitellään ainoastaan teknisten rajapintojen kautta asiakassuhteiden ylläpitämiseksi.
Perusteltu etu
Rekisterinpitäjän on käsiteltävä henkilötietoja liiketoimintaan liittyvien tehtävien suorittamiseksi. Käsittelyä ei aina voida perustella oikeudellisilla velvoitteilla tai sopimuksilla henkilön kanssa.
Etujen tasapainottaminen on osoittanut, että oikeutettu etu on asianmukainen peruste, kun otetaan huomioon käsittelyn luonne ja laajuus sekä rekisteröityjen oikeudet ja vapaudet.
On arvioitu, että oikeutetun edun mukainen käsittely ei aiheuta vakavaa haittaa rekisteröityjen oikeuksille tai vapauksille.
Henkilötietoryhmät
Nimi, edustama organisaatio, yhteystiedot ja sovitut asiat.
Vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät
Organisaation henkilöstö ja tarvittaessa ulkoiset yhteistyökumppanit (taloushallinto, tietotekniikka, perintä jne.).
Rekisterin sisältö
Sopimusrekisteri sisältää seuraavat tiedot:
- Etu- ja sukunimi
- Edustettu organisaatio
- Yrityksen numero
- Sähköpostiosoite
- Postiosoite
- Puhelinnumero
- Tilatut palvelut
- Muut yritystoimintaan liittyvät sopimukset
Säännölliset tietolähteet
Puhelin ja muut sähköiset viestintävälineet.
Tietoja voidaan saada myös palvelun tarjoamiseen tai käyttöön osallistuvilta alihankkijoilta.
Lisätietoja voidaan saada yhteistyökumppaneiden verkkosivustoilta, tietojärjestelmistä tai muista digitaalisista lähteistä, joihin käyttäjä kirjautuu sisään sähköisen kutsun (linkin), evästeiden tai käyttäjäkoodien avulla.
Rekisteriä käyttää ainoastaan rekisterinpitäjä, paitsi silloin, kun lisäarvopalveluihin tai luoton arviointiin käytetään ulkopuolista palveluntarjoajaa.
Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille osapuolille tai yhteistyökumppaneille, paitsi luottohakemuksiin, velkojen perintään, laskutukseen liittyvissä asioissa tai jos laki sitä vaatii. Henkilötiedot poistetaan pyynnöstä, ellei lainsäädäntö, maksamattomat laskut tai perintäprosessit estä sitä.
Säilytysaika
Tietoja säilytetään 10 vuotta sopimuksen päättymisen jälkeen.
Säännölliset tiedot
Rekisteriä käyttää ainoastaan rekisterinpitäjä, paitsi jos lisäarvopalveluihin tai luottopäätöksiin käytetään ulkopuolisia palveluntarjoajia.
Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille osapuolille, paitsi luottohakemuksia, perintää, laskutusta tai lain edellyttämiä tapauksia varten. Henkilötiedot poistetaan pyynnöstä, ellei oikeudellisia esteitä ole.
Siirto EU:n/ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä säännöllisesti EU:n/ETA:n ulkopuolelle. On kuitenkin mahdollista, että käytetään EU:n/ETA:n ulkopuolisia palveluntarjoajia tai että niiden pilvipalvelut sijaitsevat siellä. Tällaisissa tapauksissa käytetään vakiosopimuslausekkeita (SCC) sekä muita suojatoimia, kuten sisäisiä ohjeita (esim. pseudonymisointi) ja tarvittaessa siirtovaikutusten arviointeja (TIA).
Jos palveluntarjoajaan sovelletaan EU:n ja Yhdysvaltojen välistä tietosuojapuitesopimusta (DPF), sitä käytetään siirtoperusteena voimassaoloaikana.
Suojaperiaatteet A: Manuaalisesti kerätyt tiedot
Yhteystiedot ja muut manuaalisesti kerätyt tiedot säilytetään ensimmäisen käsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa tiloissa. Manuaalisesti tallennettuja tietoja saavat käsitellä vain nimetyt työntekijät, joilla on salassapitosopimus.
Turvaamisperiaatteet B: Sähköiset tiedot
Ainoastaan organisaation ja sen palveluntarjoajien nimetyillä työntekijöillä on oikeus käyttää ja ylläpitää sopimusrekisteriä. Jokaisella käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja hän on allekirjoittanut salassapitosopimuksen.
Järjestelmässä on palomuuri, joka estää ulkopuolisen luvattoman pääsyn järjestelmään.
Kaikessa tietojenkäsittelyssä noudatetaan sovellettavia tietosuojalakeja, viranomaismääräyksiä ja hyviä tietojenkäsittelykäytäntöjä.
Evästeet
Käytämme verkkosivustollamme evästeitä. Eväste on pieni tekstitiedosto, joka lähetetään käyttäjän laitteeseen ja tallennetaan sinne. Evästeet eivät vahingoita käyttäjän tietokonetta tai tiedostoja. Evästeiden tarkoituksena on parantaa ja mukauttaa käyttäjäkokemusta sekä analysoida ja parantaa verkkosivuston toiminnallisuutta ja sisältöä.
Evästeistä saatuja tietoja voidaan käyttää myös viestinnän ja markkinoinnin kohdentamiseen ja markkinoinnin optimointiin. Kävijää ei voida tunnistaa pelkästään evästeiden avulla. Evästeistä saatuja tietoja voidaan kuitenkin yhdistää muihin käyttäjän antamiin tietoihin, esimerkiksi lomakkeita täytettäessä.
Evästeitä kerätään:
- IP-osoite
- Vierailun päivämäärä
- Katsotut sivut ja katseluaika
- Verkkoselaimet
Oikeutesi
Voit muuttaa evästeasetuksiasi milloin tahansa evästebannerin kautta. Joissakin selaimissa evästeet voidaan myös kytkeä pois päältä tai poistaa.
Evästeiden estäminen voi vaikuttaa verkkosivuston toimintaan.
Oikeus tutustua tietoihin
Sinulla on oikeus tarkistaa, mitä tietoja sinusta on tallennettu. Pyynnöt on tehtävä kirjallisesti tai todennettavissa olevasta sähköpostiosoitteesta.
Vastustamisoikeus
Sinulla on oikeus vastustaa käsittelyä suoramarkkinointia, etämyyntiä tai mielipidekyselyjä varten ottamalla yhteyttä asiakaspalveluun.
Oikeus tietojen siirtoon
Sinulla on oikeus siirtää tietosi toiseen järjestelmään ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.
Oikaisuoikeus
Epätarkat, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot on oikaistava, poistettava tai täydennettävä. Pyynnöt on tehtävä kirjallisesti allekirjoitettuna tai tarkistetusta sähköpostiosoitteesta.
Pyynnössä on täsmennettävä, mitä tietoja on korjattava ja miksi. Korjaukset tehdään viipymättä. Virheelliset tiedot toimittaneelle tai vastaanottaneelle henkilölle ilmoitetaan asiasta. Kieltäytyminen perustellaan kirjallisesti. Asia voidaan saattaa tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Voit pyytää käsittelyn rajoittamista, esimerkiksi jos tiedot ovat virheellisiä. Ota yhteyttä vastuuhenkilöön.
Oikeus tietojen poistamiseen
Sinulla on oikeus pyytää pääsy tietoihin, niiden oikaisemista tai poistamista. Jos toimit organisaation yhteyshenkilönä, tietoja ei voida poistaa tänä aikana.
Oikeus tehdä valitus
Jos uskot, että tietojasi on käsitelty lain vastaisesti, voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle. Voit tehdä sen myös asuin- tai työskentelymaassasi.
Suomen tietosuojavastaavan yhteystiedot:
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki.
Postiosoite: PB 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: +358 29 566 6700.
Kirjaamo: +358 29 566 6768
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
www.tietosuoja.fi
Muut oikeudet
Sinulla on oikeus kieltää tietojesi käyttö suoramarkkinointitarkoituksiin, pyytää tarvittaessa anonymisointia ja oikeus tulla kokonaan unohdetuksi sopimuksen päättymisen jälkeen.